Digital Dispensasjonsøknad

Brukerreisen tilknyttet Digital Søknad om Dispensasjon:

Region oppretter skjema for aktuell sesong ut fra regionens reglementer.
Kampansvarlig, Daglig Leder eller Leder i klubben fyller ut søknadskjema i TA.
Leder signerer med PIN-kode (fra Min håndball) og sender inn søknad til tilhørende region.
Region behandler søknad.

Les under i de ulike punktene om hvordan Digital søknad om dispensasjon fungerer for klubb:

For å opprette ny søknad eller se tidligere søknader, går en til Disp.søknader i menyvalget Klubb.

Kontroller at du har valgt riktig Gren og/eller Sesong, øverst i vinduet

En kan filtrere listen over dispensasjonssøknader enten ved bruk av dato

eller ut fra søknadenes status, ved å klikke på status-knappene

en kan også sortere ut fra en kolonne, ved å klikke på kolonneoverskriften, samt at en kan bruker filtreringsfeltene under hver kolonneoverskrift.

Klikk på aktuell søknad for å åpne den.

Listens innhold/kolonner

Søknads ID
- Hver søknad får en unik ID som bør brukes dersom en henvender seg til regionen/support om en søknad.
Søkerklubb (denne kolonnen vil bli fjernet)
Lagsnavn
- Det eller de lagene søknaden gjelder.
- Viser Fulltnavn, som betyr lagets navn + lagets tilhørende klasse.
Sist endret
- Dato og klokkeslett klubb eller region har gjort endringer (og lagret/behandlet).
Signert dato
- Dato og klokkeslett klubbens leder signerte og sendte søknad til region for behandling.
Behandlingsdato
- Dato og klokkeslett region behandlet søknaden.
Status
- Hvilke status søknaden har
- Se punktet Statuser hva de ulike statusene betyr.

For å opprette en ny søknad, klikk på den blå knappen + Ny søknad over søknadslisten

Søknadskjema for klubbens region vil da åpne seg, og en må fylle ut alle følgende felt:

Velg sesong søknaden gjelder
- Velg evt. i nedtrekkslisten hvilke sesong søknaden skal gjelde
Velg klasse søknaden gjelder:
- Velg hvilke klasse lag en ønsker søke om dispensasjon for tilhører
Velg lag søknaden skal gjelde:
1. Når en har valgt klasse i feltet over, vil aktuelle lag kunne velges blant i denne nedtrekkslisten.
2. Merk at kun aktive lag, som ligger under Mine lag, kan velges!
Velg spiller(e) det skal søkes disp. for:
- + Legg til interne velges for å søke opp spillere som allerede er medlemmer i klubben
- + Legg til eksterne velges dersom søknaden gjelder spillere som ikke er medlemmer i egen klubb
- Valge spillere listes opp etter at de er valgt.
Velg årsak til at det søkes disp.:
1. Velg årsak til at det søkes om dispensasjon for valgte spillere og valgte lag.
Svar på evt. spørsmål
1. Om regionen har lagt til ekstra spørsmål, må disse besvares her
Skriv en kort begrunnelse for hvorfor det søkes om dispensasjon
1. Skriv inn en kort beskrivelse/kommentar til søknaden.

Merk at søknaden kan Lagres for videre utfylling senere, eller en annen i klubben (med riktig funksjonstype) skal fylle videre ut.

Se eget punkt for Signering, Logg og status.

Dersom Kampansvarlig eller Daglig leder i klubben fyller ut søknaden om Dispensasjon, må søknaden sendes klubbens Leder, som da Signerer og Sender søknaden inn for behandling hos tilhørende region.

Når Kampansvarlig eller Daglig leder har fylt ut, og ønsker å sende søknaden videre til klubbens leder for signering, gjør en følgende:

Fyller ut alle nødvendige felt
Haker av for "... lest og forstått..."
Klikker på knappen Send til Leder for signering

Leder i klubben kan enten fylle ut søknaden på egen hånd, eller få den ferdigutfylt som beskrevet over.

Uansett må Leder signere søknaden, på følgende måte:

Fyller ut evt. alle nødvendige felt
Haker av for "... lest og forstått..."
Fyll inn i feltet Signer med PIN: med PIN-kode,
- PIN-koden hentes fra Min Håndball mobilappen
Klikk på den blå knappen Send inn

Søknad om Dispensasjon kan ha følgende statuser:

Lagret
- Søknaden er opprettet og midlertidig lagret, før den evt. sendes videre.
Sendt for signering
- Kampansvarlig eller Daglig leder kan opprette og fylle ut en søknad, for så å sende den til signering og innsending av klubbens leder
Sendt inn
- Leder i klubben har signert søknaden med PIN-kode (fra Min Håndball appen), og sendt den for behandling av tilhørende region.
Godkjent
- Søknaden er godkjent av regionen.
Avvist
- Søknaden er avvist og ikke godkjent av regionen.
- Se da også evt. kommentar i loggen, lagt inn av region
Sendt i retur
- Søknaden er sendt i retur av regionen for evt. mer informasjon eller mangelfull utfylling.
- Se da også evt. kommentar i loggen, lagt inn av region

Se også punktet E-postvarsling mtp hvilke eposter som automatisk sendes til de involverte for de ulike statusene.

Nederst i hver søknad, vil en finne en kort logg for de siste endringene gjort tilknyttet den aktuelle søknaden. Øverste linje i loggen er siste endring.

Hver logg-linje inneholder da

Hva er utført
Hvem ble det utført av
Hvilke org. tilhører den som utførte handlingen
Dato og klokkeslett handling ble loggført
Tekst fra Begrunnelse.

Følgende epostvarsler vil automatisk bli sendt ut tilknyttet endringer av søknader:

Søknad er sendt inn fra Klubb til Region
- Emne: Ny disp.søknad fra 'klubbnavn'
- Tekst: 'Regionsnavn' har mottatt ny disp.søknad fra 'klubbnavn'. Se og behandle søknaden 'søknadsnr m/lenke til søknad' i TA (klikk på søknadsnr.).
Søknad er Godkjent av Region, mottar klubb denne eposten:
- Emne: Disp.søknad 'søknadsnr.' er godkjent
- Tekst: 'Regionsnavn' har godkjent søknaden 'søknadsnr.', og bekrefter at følgende spillere kan spille på lag(ene) 'lagsnavn' i klassen 'årsklasse':
  • 'Spillernavn 1'
  • 'Spillernavn 2'
  • 'Spillernavn ...'
  Kommentar: 'Kommentar fra Regionen'
  "Utskrift av denne godkjenningen må lagleder(e) alltid ha med på alle kamper."
Søknad er Sendt i retur av Region, mottar klubb denne eposten:
- Emne: Disp.søknad 'søknadsnr' er sendt i retur
- Tekst: 'Regionsnavn' har sendt søknaden 'søknadsnr' i retur. Se kommentar for mer informasjon hvorfor søknaden er returnert, ved å gå inn på selve søknaden 'søknadsnr' i TA (klikk på søknadsnr.).
  Ta kontakt med regionen for eventuelt ytterligere informasjon.
Søknad er Avvist av Region, mottar klubb denne eposten:
- Emne: Disp.søknad 'søknadsnr.' er avvist
- Tekst: NHF Region Vest har ikke godkjent søknaden 'søknadsnr. m/lenke til søknaden'. Se kommentar for årsak i selve søknaden 'søknadsnr. m/lenke til søknaden' i TA(klikk på søknadsnr.).
  Ta kontakt med regionen for eventuelt ytterligere informasjon.

Alle eposter tilknyttet Dispensasjonssøknader blir sendt fra TurneringsAdmin <noreply@idrettsforbundet.no>.

Følgnede reglementer gjelder for de ulike regionene:

(klikk på aktuell region)

I kamptroppen for kamper til lag som har fått godkjent søknad, vil det vise en stjerne (*) foran spillerens navn i TA:

Denne kommer kun til syne etter at en har lagret kamptroppen, og vil kun vise i kampdetaljer i TA.

Husk at en også alltid skal ha med godkjent søknad, som viser hvilke spillere som er godkjent for å spille med disp., på hver kamp.